Jak uniknąć katastrofy czyli słów klika o planowaniu konferencji międzynarodowych

„Dostałem Pani telefon od…., w przyszłym tygodniu mamy konferencję międzynarodową i mamy 6 Niemców, którzy będą referować, potrzebowalibyśmy Pani na te 6 referatów, raz rano na 2 i potem wieczorem na dwa, a drugiego dnia przed obiadem….”

Może ktoś z Was się uśmiechnął, ktoś zdziwił. Ale takie telefony to rzecz częsta, żeby nie powiedzieć: chleb powszedni tłumaczowego życia. Nie wróżą nic dobrego, raczej tylko katastrofę. Bo przecież na tydzień wcześniej: nie ma sprzętu, nie ma pieniędzy, a najczęściej nie ma tłumacza (bo w tym czasie ma inne zlecenie), co dziwi a potem frustruje organizatorów. I frustruje tłumacza, który choćby chciał, nic sensownego nie wymyśli i w żaden sposób nie pomoże. Niezadowoleni są więc wszyscy, a najbardziej uczestnicy. Nawet, jak już tych Niemców uda się jakoś „potłumaczyć”, to im z kolei „potłumaczyć” zwykle nie ma jak.

A rozwiązanie jest przecież bardzo proste.

Planowanie dużych konferencji zaczyna się przynajmniej rok  a przy bardzo dużych cyklicznych imprezach nawet dwa lata wcześniej. I już przy pierwszej myśli o konferencji międzynarodowej powinna pojawić się myśl o tłumaczu. Należy wtedy szybko sięgnąć po telefon…

Dla lubiących tabelki szybka check-lista:

1. Określ języki konferencji.
2. Określ miejsce obrad. Sprawdź jego wyposażenie (kabiny stacjonarne? System nagłośnienia?).
3. Określ liczbę uczestników: a. polskojęzycznych, b. obcojęzycznych (z podziałem na języki).
4. Określ rodzaj potrzebnego tłumaczenia (zazwyczaj symultaniczne, ale tłumacz podpowie, jeśli językiem konferencji jest angielski, a np. 2 osoby na początku będą witać gości po polsku – wystarczy konsekutywne na uroczystości powitania).
5. Pomyśl o programie dodatkowym (zwiedzanie, rozmowy z władzami miasta itp. – czy tam będzie potrzebny tłumacz?).
6. Zadzwoń do tłumacza (konferencyjnego – takiego, który to robi i wie, o co chodzi). Pamiętaj, że jesteśmy w stanie pomóc także przy organizowaniu innych języków, nie tylko swojego. Znamy się, pracujemy razem, wiemy, kto w czym jest dobry, a w czym lepszy.
7. Wysłuchaj tłumacza. Zapisz, co radzi, co będzie dodatkowo potrzebne (Sprzęt? Znamy dobre firmy, które to zorganizują).
8. Przemyśl to, zaplanuj finanse, zadzwoń ponownie do tłumacza i omów szczegóły ew. zoptymalizujcie ofertę.
9. Teraz możesz myśleć o – równie ważnej – reszcie.

3 x TAK

Na konferencji ważne jest, o czym się mówi. Nie mniej, niż to, gdzie się śpi i co się je 🙂

Sprzęt zamawiamy dla wszystkich uczestników (nie tylko obcojęzycznych).

Kalendarz dobrego tłumacza zaczyna się zapełniać rok przed imprezą.

To oczywiście dopiero początek. Tłumacz – jak każda gwiazda 🙂 – łatwy we współpracy nie jest. Ale na to też są „tabelkowe” sposoby, o czym w następnym wpisie.